檔案是傳承歷史和記錄事實的基礎載體，在我們每個人的生活周邊都存在著大量重要檔案，例如人事檔案、學籍檔案、紅頭文件、住建部建筑檔案、居民健康檔案、住院病歷檔案、司法檔案等，它們大部分需要保管30年以上，且關乎著社會穩定和發展。而且我們知道，現存檔案使用到多的載體便是紙張，紙張是有使用壽命的，在不適宜的溫濕度、酸度以及光照等情況下都會減短其使用壽命，因此，監測并控制檔案庫房中的環境溫濕度、酸度以及光照等情況對于檔案保管工作意義重大。
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